医療や介護の現場では、利用者様の情報を記録するツールとしてフェイスシート、アセスメントシートというものが存在します。これらのシートに記載されている情報を活用することで、安全で質の高い医療や介護サービスの提供につなげています。

作成する共通の目的は利用者様に対する介護サービスの向上にあるものの、それぞれにはどのような違いがあるのでしょうか。違いが分かれば、より効果的なサービスを提供できるようになることでしょう。

ケアワークで使うフェイスシートとは?

ケアワークにおけるフェイスシートとは、利用者様の氏名や家族構成などの基本情報を記した用紙のことを指します。言わば、利用者のプロフィール、履歴書のようなものです。利用者様がサービスを利用する初回時(入所時)に作成します。介護のカルテのようなもの、と言えば分かりやすいでしょう。

介護スタッフがフェイスシートで利用者様の情報を確認している様子

フェイスシートは情報共有に使う

介護の現場でのフェイスシートは介護スタッフ間だけではなく、利用者様に関わるあらゆる職種、ケアマネージャーや医師、看護師など―間において、利用者様の正確な情報を共有するために用いられます。こうした情報をデータにしておくことで、たとえ担当者が不在だったり、変わったとしても適切な対応が可能となります。例えば利用者様の緊急時などもフェイスシートを確認すれば、どんな立場であっても近親者に連絡を取ることが可能になります。

ケアプラン作成時の情報源にもなる

また、ケアプラン作成の情報源としてもフェイスシートは有効です。利用者様が介護サービスに至るまでの生活状況や意見・要望なども記載されているので、利用者様に適した、必要なサービスを提案する手がかりとなります。

フェイスシートがあれば利用者様への負担も少なくなる

一方、利用者様においては、異なる立場のスタッフから何度も同じ質問をされるのは煩わしいし不安感を抱くものです。フェイスシートで情報を共有しておけば、そのような事態も回避できます。

フェイスシートの仕様

フェイスシートにはとくに決められた様式はありません。そのため、施設オリジナルのものを作成したり、インターネットのサイトからスタンダードなフェイスシートをダウンロードして作成したりとさまざまです。ただし、記載すべき項目はある程度定まっています。

具体的な項目としては下記が挙げられます。

  • 氏名
  • 性別
  • 生年月日
  • 住所
  • 連絡先
  • 家族構成
  • 既往歴
  • 職歴
  • 薬歴
  • 要介護認定

そのほか、本人の趣味や嗜好、経済的な情報などを記載するケースもあります。

フェイスシートの管理方法

フェイスシートは指定地域によって、使用終了から5年間、サービス終了後から2年間という保管義務が設けられています。重大な個人情報となるため、紛失することがないよう、施錠ができるキャビネットなどに保管する必要があります。もう使用しないものだとしても、保管義務の期間内は慎重に保管しなくてはいけません。

アセスメントシートとは?

アセスメントシートは利用者様の生活情報や心身状態などの「変化する情報」「解決すべき課題」について、利用者様やその家族から聞き取り(アセスメント)を行う際に使用するシートのことを指します。聞き取りは主にケアマネージャーが行い、項目に沿って記入していきます。

ケアプラン作成における最初の面談で活用されるもので、厚生労働省によるヒアリングポイントに基づく内容となっています。利用者様に適切な介護サービスを提供することを目的とした、実質的な「介護の入口」ツールのため、身体情報や課題などについてより詳しく掘り下げた項目で構成されているのが特徴です。

介護スタッフが利用者様にヒアリングをしながらアセスメントシートを記入している様子

アセスメントシートは何に使うもの?

アセスメントシートは、利用者様一人ひとりの課題を洗い出すとともに、今後の介護の方針やケアプラン、介護計画書を作成するために使用されます。他機関のサービスを提案する際には、他機関とのスムーズな連携の際にもアセスメントシートが使用されます。

アセスメントシートの仕様

アセスメントシートは厚生労働省が定めた必須項目「課題分析標準項目」の23項目をカバーさえしていれば様式は自由です。利用者様ご本人やご家族にヒアリングをして記入します。

具体的な項目は下記の通りです。

  • 健康状態
  • 栄養状態
  • コミュニケーション能力
  • 問題行動
  • 居住環境
  • 治療への理解
  • 終末期の希望

また、聞き取り(アセスメント)は一度行えば終わり、ということはありません。一定期間のサービス提供後には、サービスの評価としても聞き取りは継続して行われます。そのため、アセスメントシートもその都度更新することになります。

アセスメントシートの管理方法

フェイスシート同様、アセスメントシートもサービス終了後2年間は保存しなければなりません。

フェイスシートとアセスメントシートの違いをしっかり覚えておこう

2つのシートの違いは理解できたでしょうか。どちらも利用者様の情報をまとめたもの、ということには変わりがありませんが、その役割や目的は大きく異なっています。

改めて復習すると、フェイスシートは利用者様のプロフィールであり、履歴書です。作成の大きな目的は、利用者様の情報を正確に把握するとともに、その情報をスタッフ間やさまざまな職種の関係者と共有することにあります。とくに定められた項目も様式もありません。

一方でアセスメントシートは、利用者様の課題を分析するために使用するツールです。さまざまな様式があり独自で作成しても問題はありませんが、いずれも厚生労働省指定のヒアリングポイントを盛り込んでいることが必須となっています。項目に沿って記入し、利用者様オリジナルのアセスメントシートを作成。これを活用することで、利用者様にとって最適なケアプランの提案につなげます。

分かりやすく例えれば、フェイスシートは病院で言う「カルテ」、アセスメントシートは「面談(診断)」、その後の具体的なケアの内容が「治療」とも言えるかもしれません。

なお、この2つのシートに「経過記録シート(1日の経過記録)」を追加して、「多職種情報共有シート」と呼びます。これらのシートを活用し、利用者様のケアプランを作成します。

それぞれ似て非なる役割・機能を持つため、違いについてしっかり把握しておきましょう。

病院で例えると、フェイスシートはカルテ、アセスメントシートは面談のイメージ

フェイスシートの書き方を覚えよう

では、フェイスシートについて、書き方をシミュレーションしてみましょう。実際に作成するのはケアマネージャーや施設の担当責任者であることが多いですが、そうでなくても書き方を理解しておいて損はありません。

基本の書き方

利用者様の氏名や生年月日、サービス利用開始にいたった経緯などの基本情報を記載します。項目や様式は自由のため、オリジナルのシートを作成している施設も多いようです。介護関係のサイトではシートのダウンロードも可能なので、使いやすいシートを利用してシミュレーションしてみてください。

なお、訪問介護の場合と介護給付の場合とでは書き方が異なり、後者は項目が少なく、必要最低限の情報のみが記載される傾向にあります。

書き方のコツは?

フェイスシートは情報共有という意味合いが強いので、難しい専門用語などはなるべく使用せず、誰にでも分かりやすく簡潔に記入することが重要です。また、すべての項目を過不足なく埋める必要があります。データは常に最新のものに更新することもお忘れなく。とくに主治医が変わった時などは書き換えをしておかないと緊急時に連絡が取れず困ってしまうので要注意です。

なお、フェイスシートでの家族構成は、ジェノグラムと呼ばれる家系図で表すことがほとんどです。利用者様の家族の情報を視覚的にとらえることができ、他者とも情報を共有しやすいのが特徴です。時間がある時に書き方や見方を学んでおくと良いかもしれません。

作成時の注意点

空欄がなく、専門用語や略語を避け、誰にでも分かりやすく記入することは前述のとおりです。そのほか、緊急連絡先などは利用者様の対応について決定権がある方かどうか確認する、どんな時も連絡が取れるよう、最低2件は記入する、なども心得ておきましょう。

また、情報の更新を行った際には、更新日についても忘れずに記載する必要があります。さらには、フェイスシートは利用者様の個人情報だけではなく家族の情報も記載されているため、業務が終了したらしっかりと管理を行うことも重要です。

フェイスシートをダウンロードできるサイト5つ

フェイスシートのフォーマットは自由ですが、下記のようなサイトではフォーマットをダウンロードができるサービスを用意しています。参考にしてみてはいかがでしょうか。

公益社団法人 日本看護協会 (PDF)

首相官邸 (PDF)

介護マスト (Excel)※クリックで直接ダウンロードがはじまります。

カイポケ (Excel)※クリックで直接ダウンロードがはじまります。

ケアマネジメントオンライン (Excel)※クリックで直接ダウンロードがはじまります。

介護の原点であるフェイスシートへの理解を深めよう

介護スタッフと利用者様が寄り添っているイメージ

介護の現場におけるフェイスシートは、利用者様の過去と現在を知ることができるとともに、未来への足がかりともなる、言わば介護の原点的なツールと言っても過言ではありません。このステップで不備があるとその後のケアプランにも影響を及ぼす可能性があるので、慎重に作成し、取り扱わなければいけません。たとえ自分が作成に関わらないとしても、フェイスシートを通じて利用者様の貴重な情報を把握することにより、きめ細やかなサービスが可能になり、介護についての理解も深まるはずです。

また、割と混同されがちなアセスメントシートについても「自分がケアプランを作成するわけではないし、関係ない」とは考えず、知識として学んでおけば、今後の業務はもちろん業務以外でもいつか必ず役に立つ時がくるはずです。なぜならば、どんな仕事や生活、ひいては人生においても、課題を分析することは課題解決の糸口にもなるものですから。