(1)フェイスシートとはどういうものか

フェイスシートとは、介護の現場で、サービス利用者の氏名や年齢、性別、住所などの基本情報を記すために用いられる書類のことです。

そうしたデータをまとめておくことで、いったい利用者はどのような人で、どのような経緯をたどって介護を受けることになったのか、といった理解を事業所全体で簡単に共有することができるようになります。

スタッフだけではなく、利用者自身にとっても、何度も同じ質問に答える手間が省けたり、緊急時にすばやく家族に連絡を取ってもらえたりと、介護サービスを利用するうえでのさまざまなメリットが考えられます。

フェイスシートは、ケアプラン作成の際にもよい参考となります。その人にはどのようなサービスを受けてもらうのがもっともよいのか、ただ単に障害の内容から考えるだけではなく、経済状況や家族の協力姿勢なども組み合わせることで、より現実的で最適なプランを提案できるようになるはずです。

ほかにも、医療機関などとの連携においても、フェイスシートが利用されています。

このように、フェイスシートはそれをひとつまとめておくだけで、さまざまな場面で役立てることができます。

(2)フェイスシートの様式

フェイスシートには、決まった形式はありません。

しかし、どのようなフェイスシートも共通して、以下のような項目が見られます。

  • 氏名
  • 性別
  • 生年月日
  • 住所
  • 連絡先
  • 家族構成
  • 既往歴
  • 薬歴
  • 職歴
  • 要介護認定

以下のサイトでは、フェイスシートをダウンロードできるので、そのまま利用するか、あるいは参考にして作成してみてください。

公益社団法人 日本看護協会

首相官邸

介護マスト
※クリックで直接ダウンロードがはじまります。

カイポケ
※クリックで直接ダウンロードがはじまります。

ケアマネジメントオンライン
※クリックで直接ダウンロードがはじまります。

(3)フェイスシートの記入方法

それでは、ここで実際にフェイスシートに記入する方法を見てみましょう。

ポイントとなるのは、以下のとおりです。

ポイント① 分かりやすく書く

フェイスシートは、被介護者がどのような人であるのかを、まさに「顔」のようにひと目で分かりやすくするためのものです。

あまり細かく説明しようとしすぎるとかえってよけいな情報で分かりづらくなるため、情報はできるだけシンプルに記すように心がけましょう。ざっと目を通すだけで、いったいこの人はこれまでどのように生きてきて、どのような状態にあるのかが、誰にでもすぐ把握できるように意識しながら記入してください。

業界の専門用語を使用するときには、それが相手にもきちんと伝わるかどうかを考えて、できればより簡単な表現に切り替えるようにしましょう。

また、手書きの場合は読みやすい丁寧な文字で、消えることがないようにボールペンなどを用いて書くようにしてください。

ポイント② すべての項目を正しく埋める

フェイスシートには、必要最低限の情報を記すための項目がすべて用意されています。したがって、データはすべて埋めておくようにしましょう。

分からない部分があるからと飛ばしたり、適当な記入をしたりすることのないように、しっかり本人や家族などにも連絡を取って、正確な情報を記すようにしてください。

特に、名前や住所などに難しい漢字がふくまれている場合は、あっているかをよく確認しておきましょう。

ポイント③ データはつねに最新に

フェイスシートに記入するデータは、かならず最新情報を参考にしてください。

なかでも忘れやすいのが、主治医が変わったときの書き換えです。主治医への連絡ができないと緊急時に困るので、かならず直しておくようにしましょう。

利用者本人や家族の希望もとても大切なものなので、変化があったときにはかならず追記しておきましょう。なお、その際にいつ変更があったのか、その日付などもフェイスシートに記録しておくとより分かりやすくなります。

ポイント④ サービス終了後も保管する

フェイスシートは、地域によって使用後に5年間、利用者のサービス終了後に2年間、という保管義務がもうけられています。

事業所に対して実地指導が行われるときには、この記録がきちんと保管されているかどうかもチェックされることになります。

ファイリングされているかどうかもチェックポイントとなるので、作成したフェイスシートは、かならず利用者のサービス終了後も、きちんとファイルにとじておきましょう。

利用者にとっては大切な個人情報となるので、紛失などで信頼をうしなわないように、しっかり鍵をかけて保管しておいてください。

(4)フェイスシートでの家族構成の書き方

フェイスシートでは、家族構成をジェノグラムという図であらわすことが多くなります。

ジェノグラムでは、まず一般的な家系図のように婚姻関係を横線で、親子関係を縦線で結んであらわします。

このとき、個人をあらわす記号がそれぞれ以下のようになります。

まず男性を「□」、女性を「○」で書いて性別をあらわします。そのうえで、利用者本人は二重線に、すでに亡くなっている人は黒く塗りつぶします。

さらに、同居している人についてはそれをすべて点線の丸で大きく囲みます。こうすることで、ぱっと見ただけで家族構成の性別や生死、さらに世帯の別まで理解することができます。

なお、同居することになった経緯や、別居している人の住所などはこの図からだけでは分からないので、データとして必要だと思われる場合には、その詳細もフェイスシートに記しておくとよいでしょう。

ほかにも、連絡する際の優先順位などを記しておくと便利です。

(5)フェイスシートとアセスメントシートの違い

アセスメントシートとは、ケアプランを作成するためのアセスメントを記す書類です。

アセスメントというのは、「評価」や「査定」を意味する英単語です。介護の業界ではこれを「ケアプランを作成するための情報を集めること」、という意味で用いています。

そのために必要と思われる項目を厚生労働省が23個にまとめ、それを書類にしたものがアセスメントシートです。その課題分析標準項目にくわえ、自分自身でもチェックしておきたい項目を記しておくことができます。

フェイスシートが利用者のことを知るための基本情報が記されているのに対し、アセスメントシートでは利用者がどうして介護を受けるにいたったのか、といった分析が情報として記されています。

たとえば、利用者はこれまでどのような生活をしてきて、現在のような障害や疾病をかかえるにいたったのか、またそのことによってどのようなトラブルが生じているのか、といった情報になります。

また、アセスメントシートは、サービスを提供中の見直しや提供後の評価のためなどにも、繰り返し作成されることがあります。そして、事業所の変更や死亡などでサービスの提供が終了となった際には、そこまでのサポートについての評価を記入することになります。

アセスメントシートは、フェイスシートの情報も参考にして作成されています。なお、事業所によっては、この2つをまとめて同じ書類としているところもあります。

(6)フェイスシートの書き方を知って作成してみよう

フェイスシートの書き方には、特に決まった書式があるわけではありません。介護関係のさまざまなサイトで配布をしているので、自分の使いやすい気に入ったものを使用してください。

しかし、いずれにしてもすべてに共通していえることは、とにかくフェイスシートには分かりやすくシンプルにデータを記入していく、ということです。

それをもとに介護サービスの内容も決まり、さまざまな連携も行われるようになるので、かならず正確に、すべての項目を埋めるようにしましょう。

フェイスシートに記入していくと、介護についての重要なポイントもよく分かるようになるので、ぜひすすんで作成してみてください。