書類を発送する際に、「茶封筒と白封筒のどちらを使うべきかわからない」「宛名の正しい書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
封筒はさまざまなサイズ・形状のものがあり、それぞれ宛名の書き方が異なり、発送時の料金も異なります。特に、宛名を書き間違えると相手に失礼になるだけでなく、相手の手元にスムーズに届けられない可能性があるため、注意が必要です。
この記事では、茶封筒や白封筒の書き方をはじめ、封筒を書く際や発送する際に押さえておきたいポイントを幅広くご紹介します。
目次
茶封筒や白封筒の書き方は覚えておくべき？
ビジネス・プライベートを問わず、書類を企業や個人に送る際には、茶封筒や白封筒といった封筒を利用します。宛名を書く際に、どのように住所や名前を記載したらよいかあいまいな理解のまま書いている方も多いのではないでしょうか。
しかし、書類を送る相手によっては、封筒の書き方が誤っていることで、「マナーがなっていない人だ」「礼儀をわきまえていない人だ」と悪い印象を与えてしまいかねません。
まずは、封筒の書き方を徹底しておくべき理由や、書き方を間違えたときのリスクについて詳しく説明します。
封筒の書き方を徹底するべき理由
封筒で書類を送る際は、一見封筒に入れた書類さえ徹底していれば問題ないと思われがちですが、封筒の書き方だけでも相手に敬意を示せます。
例えば、会社名を省略していたり、宛先への敬称である「様」「御中」の使い方が誤っていたりすると、受け取った相手が「失礼な人だ」「基本的なマナーがなっていない人だ」といった印象を抱く可能性があります。
封筒の宛名書きは、中身の書類よりも先に相手の目に入る場所です。中身を見る前から相手にネガティブな印象を与えず、むしろ好印象を抱いてもらえるよう、封筒の書き方を徹底して押さえておきましょう。
封筒の書き方を間違えたときのリスク
上記のとおり、封筒の書き方を間違えると、受け取った相手が不快に感じてしまう恐れがありますが、それ以外にもリスクがあります。
例えば、封筒に「〆」マークが書かれていなかったり、のり付けが不十分だった場合、「配達の過程で誰かが封を開けたのではないか」と、相手が不信に感じてしまう可能性があります。
また、封筒の書き方は正しかったとしても、切手の貼り忘れや料金が不足していた場合、差出人に返送されず受取人が不足分の送料を負担するケースもあるため、相手に迷惑がかかります。
このようなリスクを避け、安心して封筒を受け取ってもらえるよう、封筒の書き方を押さえておくことが大切です。
主な封筒の種類
封筒は、縦長のものや横長のものなど、形状によって種類が分かれており、その中でもさらに細かくサイズが分かれています。なお、どの種類にもそれぞれ茶封筒や白封筒、その他デザインが施されているものが販売されています。
以下では、主な封筒の種類について詳しくご紹介します。
茶封筒と白封筒
封筒の中には、特殊なデザインが施されているものも販売されていますが、一般的な封筒として挙げられるのは、茶色い色をした茶封筒と、白色の白封筒です。
茶封筒と白封筒は、ビジネス・プライベートを問わず書類や物品を送付する際に用いられます。
茶封筒と白封筒の使い分け方は、「茶封筒と白封筒の使い分け方」にて詳しくご紹介します。
サイズ別の種類や主な使い方
封筒は、形状によって「長形封筒」など名称が分かれており、サイズによって「長形3号」「長3」と呼ばれることがあります。
封筒の種類によって特徴や主な用途は異なるため、用途に合わせて適切な封筒の形状が選べるよう押さえておくことをおすすめします。
| 封筒の種類 | 通称 | 特徴 | 主な使い方 |
|---|---|---|---|
| 長形封筒（なががたふうとう） | 長形2号（長2）など | A4用紙を三つ折りにして封入する | 請求書、見積書、契約書、履歴書の送付など |
| 角形封筒（かくがたふうとう） | 角形3号（角3）など | 書類を折らずに送れる | パンフレット、カタログ、会社案内の送付など |
| 洋形封筒（ようがたふうとう） カマス貼り | 洋形0号カマス（洋0カマス）など | 封入口が長辺側にある | カード、DM、案内状の送付など |
| 洋形封筒 ダイヤ貼り | 洋形0号ダイヤ（洋0ダイヤ）など | フタがひし形（ダイヤ）になっている | 招待状、お礼状、慶弔関連の案内の送付など |
| 窓付き封筒 | 長形3号窓付（長3窓付）など | 封筒の窓から宛名が見れる | 給与明細、請求書、通知書の一括送付など |
茶封筒と白封筒の使い分け方
上記のとおり、一般的に用いられる封筒には茶封筒と白封筒の2種類があります。ビジネスシーンや就職活動時は、これらの封筒を主に使用しますが、どちらでも好きなほうを使ってよいのではなく、宛先や封入物の内容に合わせて適切な封筒を選ぶことが大切です。
茶封筒と白封筒の使い分け方は、以下のとおりです。
重要書類には白封筒を用いる
企業に送付する契約に関する書類や応募書類など、重要な書類には基本的に白封筒を使用します。
重要書類は、例えば以下のようなものが挙げられます。
- 契約書
- 請求書
- 見積書
- 案内状
- 履歴書・職務経歴書
なお、個人情報が含まれる履歴書や職務経歴書、機密情報が含まれる書類などは、封筒に入れた際に中身が透けて見えてしまわないよう、厚手の封筒や二重封筒（裏地つきの封筒）を選んだり、透け防止の白紙などを一緒に封入したりするとよいでしょう。
社内宛は茶封筒、社外宛は白封筒で使い分ける
一般的に、ビジネスシーンにおいては社内宛の送付書類には茶封筒、社外宛には白封筒が用いられます。
茶封筒は、丈夫で汚れが目立ちにくく、安価で購入できるため、「コストパフォーマンスが良い」「安価で手に入る事務用品」という印象を与えます。一方で白封筒は、汚れが目立ちやすいものの、白色の見た目から「清潔感がある」「高級感がある」といった印象を与えられます。
そのため、社外宛の契約書や見積書などに茶封筒を用いてしまうと、安っぽい印象を与えてしまいかねないため、社外に書類を送付する際は、白封筒を使用することを心がけましょう。
茶封筒・白封筒の書き方
ここまで、封筒の種類や茶封筒と白封筒の違いをご紹介しましたが、茶封筒・白封筒どちらも封筒の書き方は同じです。ただし、封筒の種類に合わせて表面と裏面の書き方は少し異なるため、それぞれの書き方を押さえておくことで、スムーズに送付書類の準備を整えられるでしょう。
以下では、「主な封筒の種類」で挙げた封筒の表面・裏面の書き方をご紹介します。
長形封筒
長形封筒は、縦長の形状の封筒で、和封筒とも呼ばれます。A4サイズの用紙を三つ折りにして封入する使い方が一般的で、折りたためる書類を送る際に用いられる封筒です。
長形封筒の書き方は、以下のとおりです。
表面・裏面の書き方（縦書き）
封筒の表面には、送り先の住所と宛名を記載します。
長形封筒は、一般的には以下のような縦書きで記載します。
【縦書き】
縦書きの場合、封筒の右上に郵便番号を記載します。封筒によっては、郵便番号枠が印刷されているもの・いないものがありますが、どちらの場合も封筒の右上（住所の上）に記載します。
住所は、郵便番号欄から1文字分空けて書き始めることで、見やすく記載できます。マンションやビルの名前は省略せず正式名称で記載し、住所に使われる数字はすべて漢数字で表記します。
宛名を記載する際も、同じく郵便番号欄から1文字分空けて、封筒の中央に大きく記載しましょう。役職名がある場合は、名前の上または右上に小さく記載します。
「請求書在中」「履歴書在中」などの外脇付けがある場合は、赤字で右下に記載します。
【裏面】
裏面には、送り主の住所と名前、封かん日（封をした日付）を記載します。
郵便番号と住所、名前は、封筒の左下または中央に記載しましょう。住所と名前は、下揃えで記載すると美しく見えます。封かん日は、封筒の左上に記載します。
封筒を締める際は、のり付けするだけでなく、「〆」マークを記載します。〆マークがあることで、「相手の手元に届くまで誰も封を開けていない」「きちんと封を締めている」という証明になります。
〆マークは「×（バツ）」マークに似ていますが、×マークを書いてしまうと相手に失礼になるため、丁寧に〆マークを書きましょう。
表面・裏面の書き方（横書き）
長形封筒は、基本的に縦書きで使用されますが、横書きでの記載も可能です。横書きの場合は、以下のような書き方になります。
【表面】
封筒に郵便番号枠が印刷されている場合は、枠に沿って郵便番号を記載し、切手も郵便番号枠の向きに合わせて貼ります。
郵便番号枠がない封筒の場合は、住所の上に郵便番号を記載し、切手は縦向きに貼りましょう。このとき、外脇付けは封筒の右下に記載することで、外脇付けを目立たせられます。
なお、縦書きで封筒を記載する際は住所の数字は漢数字を用いていましたが、横書きの場合は算用数字を使用します。
【裏面】
裏面には、封かん日、送り主の住所・名前を記載します。表面と同様に、日付や住所で用いる数字はすべて算用数字を使用します。
封かん日は左上に、住所・名前は右下に記載しましょう。郵便番号枠が印刷されている場合は、枠に合わせて郵便番号を記載し、枠から1文字空けて住所を書き始めます。住所・名前は右揃えで記載すると、美しく見えます。
また、縦書きと同じく、封をした後は〆マークを書きましょう。
角形封筒
角形封筒は、長形封筒よりも横幅が広い封筒です。長形封筒と同じくビジネスシーンでよく用いられる封筒で、会社パンフレットやカタログなど、三つ折りにできないサイズのものを封入する際に用いられます。
A4サイズの書類を折らずに入れる場合は角形2号（角2）または角形A4号（角A4）、B5サイズの場合は角形3号（角3）または角形4号（角4）がおすすめです。
角形封筒の書き方は、以下のとおりです。
表面・裏面の書き方（縦書き）
角形封筒を使う際は、一般的に縦書きで住所・宛名を記載します。
【表面】
基本的な書き方は、「長形封筒」の章でご紹介した長形封筒の書き方と同じです。住所・名前を記載する際は主に漢数字を使用します。
封筒の幅が広い分1行に多くの文字を記載できますが、住所を詰めて書いてしまうと読みづらくなってしまうため、住所とビル名を改行して書いたり、1文字分空けてからビル名を書いたりするなど、工夫することが大切です。
【裏面】
裏面の書き方は、長形封筒と同様に、住所・名前を封筒の左下または中央に記載します。封かん日は、封筒の左上に記載し、封をしたら〆マークを書きましょう。
表面と同様に、裏面も住所や日付の数字は漢数字を基本的に使用します。
表面・裏面の書き方（横書き）
角形封筒は、住所・名前を縦書きではなく横書きで記載することも可能です。長形封筒で横書きに記載する際は、封筒も横向きにしていましたが、角形封筒の場合は、封筒の向きは変えずに、文字だけ横書きにして書き込みます。
【表面】
横書きの場合、切手と郵便番号の位置は、縦書きのときと同じです。外脇付けは、右下に記載します。
住所は切手の下から書き始め、会社名やマンション名、「〇〇様方」といった表記は1文字空けて記載しましょう。
なお、横書きの場合は住所に用いる数字はすべて算用数字を使用します。
【裏面】
裏面には、封かん日と送り主の住所・名前を記載します。日付や住所に記載する数字は、算用数字を使用します。封をした後は、〆マークを忘れずに記載しましょう。
郵便番号と住所の書き始める位置、住所の末尾と名前は揃えて書くことで、美しく見せられます。
洋形封筒 カマス貼り
洋形封筒カマス貼りは、長形封筒が横長になった形状の封筒で、フタの形も長形封筒・角形封筒と同じです。洋形封筒カマス貼りは、カードやDM、案内状を送付する際によく用いられます。
洋形封筒カマス貼りは、基本的に横書きで宛名を記載します。
書き方は、以下のとおりです。
表面・裏面の書き方（横書き）
【表面】
洋形封筒カマス貼りでは、切手は右上に貼り、郵便番号は枠があれば枠に沿い、枠がなければ左上に記載します。
郵便番号枠がない場合は、郵便番号を記載した下の行から、左揃えで住所を記載します。
なお、外枠付は郵便番号枠がある場合は左下に、郵便番号枠がない場合は右下に書くことで目立たせられます。
【裏面】
裏面には、封かん日と送り主の住所・名前を記載します。日付や住所に記載する数字はすべて算用数字を使用しましょう。洋封筒の場合、封筒に〆マークは不要です。
なお、住所は左揃え、名前は住所と右揃えで記載することで、整った印象を与えられます。
洋形封筒 ダイヤ貼り
洋形封筒ダイヤ貼りは、封筒の貼り合わせ部分が斜めになっており、封筒を展開するとダイヤモンドの形になります。
洋形封筒ダイヤ貼りは、主に招待状やお礼状、慶弔関連の案内の送付などに用いられ、基本的には横書きで宛名が書かれますが、縦書きでの記載も可能です。
洋形封筒ダイヤ貼りの書き方は、次のとおりです。
表面・裏面の書き方（横書き）
【表面】
洋形封筒ダイヤ貼りでは、上記でご紹介したカマス貼りと同様に、右上に切手を貼り、左上から住所を書き始めます。住所に用いる数字は、すべて算用数字を使用します。
郵便番号枠の有無に合わせて、郵便番号と外枠付けの記載位置を調整しましょう。
【裏面】
裏面には、左上に封かん日、封筒の中央に送り主の住所・名前を記載します。日付や住所に記載する数字は、すべて算用数字を使用しましょう。
封をする際は、カマス貼りの封筒と同様に、〆マークは不要です。
住所を左揃えで書き始め、住所と名前を右に揃えることで、美しくまとまります。
表面・裏面の書き方（縦書き）
ダイヤ貼りの封筒は、縦書きで用いられることもあります。縦書きで封筒を書く際は、表面は長形封筒や角形封筒と同様の書き方で記載できますが、裏面の書き方が少し異なる点に注意が必要です。
【表面】
表面は、長形封筒や角形封筒と同様に、切手は左上に貼り、郵便番号は右上に記載し、その下から住所を書き始めます。
宛名は封筒の中央に大きく記載し、外脇付けは左下に記載しましょう。
【裏面】
裏面では、左上に封かん日を記載します。送り主の住所・名前は、封筒の左側中央に記載し、下揃えで書くことで美しくまとまります。また、ダイヤ貼りの封筒の場合は、〆マークを記載しましょう。
封筒の用途が不祝儀（香典）の場合は、地域によっては封筒の開封口が左側にくるよう包むしきたりがある場合があります。その場合は、住所と名前は封筒の右側中央に記載しましょう。
窓付き封筒
窓付き封筒は、封筒に窓のような穴が空いており、中身の書類の一部が封筒ごしに見える形状の封筒です。基本的に、書類に記載した送付先の住所や名前が窓から見えるように封入されます。
このように、封筒ではなく書類に送付先の情報が書かれ、窓から見える形状になっていることによって、1通ずつ封筒を書く必要がないことから、大量送付時に役立ちます。
窓の設置ルール
窓付き封筒を自社で作成する際は、窓の設置ルールを押さえておきましょう。窓の仕様は郵便法で定められており、規格にそぐわない封筒を使用した場合は、到着が遅れてしまう恐れがあります。
【縦型の封筒の場合】
縦型の封筒の場合、宛名用の窓・宛名用以外の窓ともに、上部35mm以上・左右下部12mm以上スペースを空けて設置する必要があります。
【横型の封筒の場合】
横型の封筒の場合も、宛名用の窓・宛名用以外の窓ともに、上部35mm以上・左右下部12mm以上スペースを空けて設置します。設置スペースの範囲内であれば、宛名用以外の窓はサイズ不問です。
また、宛名用の窓を設置する際は、各辺45 / 55mm × 60 / 90 / 100mmいずれかの長方形で設置しましょう。窓部分を曇り窓にする場合、機械での区分が難しくなる可能性があるため、不透明度20％以下で設定してください。
窓の設置方法について詳しくは、郵便局の公式ガイドラインをご確認ください。
参照：定形郵便物・はがき作成のガイドライン – 窓付封筒｜日本郵便株式会社
表面での宛名の見せ方
宛名を印刷する際は、窓の長辺と平行に写るように印刷する必要があります。
上記の例のように、宛先が斜めに印刷されていたり、窓から欠けてしまうと、正しく住所を読み取れない可能性があります。
また、用紙の裏面の文字が透けていたり、窓の素材によって住所が薄く見える場合も、正しく宛名が読み取れず、到着が遅れる原因になりかねないため注意が必要です。
なお、窓付き封筒では、表面に送り主の住所・氏名の記載も可能です。封筒の印刷を業者に依頼する際は、さまざまなデザインが用意されているため、用途に合ったものを選ぶことをおすすめします。
封筒を書く際に押さえておきたいマナー
ここまで、封筒の種類別の書き方をご紹介しました。封筒を書く際は、住所や宛名の書き方だけでなく、使用するペンや修正方法などのマナーも押さえておくことが大切です。封筒を書く際に押さえておきたいマナーは、以下のとおりです。
油性ペンを使用し、消せるボールペンなどは使用しない
封筒を書く際は、油性のサインペンやボールペンを使用しましょう。水性ペンを使用してしまうと、雨などの水で濡れた際に、文字がにじんで読めなくなってしまう可能性があります。
また、最近では摩擦によって消せるボールペンも一般的に使用されていますが、このようなペンも配達中にこすれてしまうことで文字が消えてしまう恐れがあるため、使用は控えましょう。
漢数字の縦書きで読みづらい場合は算用数字を使う
住所を縦書きで書く場合は、基本的に漢数字を用います。また、「34番地」のように番地が2桁になる場合は、「三十四」ではなく「三四」と漢数字を並べて記載しましょう。
ただし、「12番地」「123番地」のように、漢数字を並べた際に読みづらくなる場合は、算用数字を使用しても問題ありません。
英語名を縦書きする際は単語の場合は横に倒し、文字の羅列は縦に組む
会社名や宛名が英語名の場合は、単語であるか、アルファベットの羅列であるかによって、表記方法を分けましょう。
「Company」「Kaigo」のように単語の場合は、上記の画像のように横に倒して表記します。「ABC」「XYZ」のようにアルファベットの羅列の場合は、横に倒さず、縦に並べて表記してください。
書き間違えたときは新しく封筒を用意し、修正する場合は二重線を引く
社外向けに書類を送付する際に書き損じた際は、基本的に新しい封筒を用意して1から書き直すのがマナーです。
ただし、社内向けの書類や、友人など親しい相手に送る書類の場合は、修正線を引いて書き直すことが可能です。
修正する際は、二重線で誤った箇所を消し、縦書きの場合は修正箇所の右側に、横書きの場合は上側に修正内容を記載します。
「様」「御中」の使い分け方を覚える
企業に書類を送る際に、敬称を何にすればよいかわからないと悩む方も多いでしょう。
企業などに書類を送る際は、特定の担当者といった個人宛に贈る際は「様」、部署などの団体に送る際は「御中」を使用します。
| 「様」を使う例 |
|---|
| ・株式会社〇〇 人事部 ご担当者様 ・株式会社〇〇 人事部 中途採用チーム 山田太郎様 |
| 「御中」を使う例 |
|---|
| ・株式会社〇〇 人事部御中 ・株式会社〇〇 カスタマーサポート御中 ・株式会社〇〇 採用係御中 |
なお、「様」と「御中」は併用せず、どちらか一方のみを使用します。以下のような使い方は誤用となるため、ご注意ください。
| 「様」「御中」の誤った使用方法 |
|---|
| ・株式会社〇〇 営業部御中 ご担当者様 ・株式会社〇〇 採用係御中 山田太郎様 |
また、「部長」「先生」などの役職名をつける場合も、「様」「御中」と混在してしまわないよう注意が必要です。
| 役職名がつく場合の「様」「御中」の使用方法 |
|---|
| ・株式会社〇〇 営業部 部長 山田太郎様 ・株式会社〇〇 営業部 山田太郎部長 ・〇〇医院 山田太郎先生 |
| 「様」「御中」の誤った使用方法 |
|---|
| ・株式会社〇〇 営業部 山田太郎部長様 ・株式会社〇〇 営業部御中 山田太郎部長 ・〇〇医院御中 山田太郎先生 |
返信用封筒の「行」「宛」は書き直す
相手から受け取った返信用封筒を記載して返送する場合、返信用封筒にあらかじめ「〇〇行」「〇〇宛」のように宛名が書かれていることがあります。
このとき、宛名をそのままにして返送するのではなく、「行」「宛」部分を二重線で消し、宛名に合わせて「様」「御中」に書き直しましょう。修正する際は、「行」「宛」の下に「様」「御中」を記載します。
「親展」「在中」など外脇付けの種類を把握しておく
送付した手紙の内容について説明する場合は、宛名の脇に外脇付けとして書き加えます。
外脇付けは一般的に、目立つよう赤色で記載し、文字を四角で囲んで書かれることが多いですが、青色・黒色の文字で記載したり、四角で囲まず文字だけを記載したりしても問題ありません。
主な外脇付けとそれぞれの意味は、以下のとおりです。
| 外脇付けの名称 | 意味 |
|---|---|
| 親展、親披 | 宛名人以外の開封厳禁 |
| 拝答、待貴答 | 返信が必要 |
| 至急、急信 | 急ぎの要件 |
| 重要 | 重要な書類 |
| 〇〇在中 | 〇〇が封入されている（契約書、履歴書など） |
封筒に書類を入れる際のマナー
上記では、封筒を書く際に押さえておきたいマナーをご紹介しました。書類を封筒に入れる際は、封筒のサイズに合わせて書類を折りたたんだり、のりで閉じるといったマナーがあり、それぞれ覚えておく必要があります。封筒に書類を入れる際のマナーは、以下のとおりです。
封筒にそのまま入らない書類は基本的に三つ折りにする
長形封筒など細長い封筒を使う際は、書類をそのまま入れられないため、三つ折りにします。
三つ折りにする際は、書類の下側3分の1を中央へ折り込み、上側3分の1をそのうえに重ねるように折り込みます。封筒に入れる際は、上記の画像の「◎」の位置を基準に向きを揃えます。
縦長の封筒に入れる際は、◎が右上にくるように入れます。横長の封筒に入れる際は、◎が右下にくるように入れましょう。
このように書類を入れることで、受取人が封筒から書類を取り出して開く際に、書類の向きを変えずにそのまま書類の中身を確認できるようになります。
履歴書の場合は角形封筒に二つ折りで封入する
履歴書や職務経歴書といった応募書類を企業へ送付する場合は、担当者が書類に目を通しやすいよう、二つ折りにして角形封筒に入れましょう。三つ折りにしてしまうと、文字を書いた部分に折り目がついてしまい、読みづらくなったり、破れてしまったりする恐れがあります。
ただし、企業から返信用封筒として長形封筒を渡された場合は、三つ折りでの送付が可能です。三つ折りにする際は、以下のように二つ折りにした後、顔写真部分が最上部にくるよう、N字型に折り込みます。
送付状（添え状、カバーレター）を同封する
企業などに書類を送付する際は、何が入っているかが一目でわかるように、送付状（添え状、カバーレター）を同封しましょう。送付状は、相手へのあいさつと、同封物の内容を的確に伝える役割を果たします。
送付状に書くべき内容は、以下のとおりです。
| 送付状に記載する情報 |
|---|
| ・送付日 ・宛先 ・差出人の情報 ・表題 ・あいさつと本文 ・記書き ・同封物の内容と部数 ・以上 |
書類を折らずに入れる場合はクリアファイルに入れる
書類を折らずに封筒に入れる場合は、クリアファイルにまとめることで、書類が1つにまとまって管理しやすくなるだけでなく、衝撃や湿気から書類が折れることを防げます。特に履歴書や職務経歴書といった応募書類を送る際は、クリアファイルに入れることをおすすめします。
書類をクリアファイルに入れる際は、送付状を一番上に置くことで、どのような書類が入っているかを受取人がすぐに把握できます。
封筒のフタはのりで封をする
封筒を閉じる際は、のりで封をしましょう。のりには液体のりとスティックのり、テープのりの3種類がよく使われますが、液体のりの場合は量によってははみ出したり封筒がしわになったりする恐れがあるため、スティックのりやテープのりのほうが使いやすくおすすめです。
スティックのりやテープのりを使う際は、フタの端だけでなく全体にまんべんなく塗り、剥がれないようにしましょう。
なお、のり以外にも、両面テープを使う方法もおすすめです。封筒によっては、もともとフタ部分に両面テープがついているものもあるため、それらを使っても構いません。
両面テープを使う際は、フタの外側ではなく内側にテープを貼ることで、剥がれにくく仕上げられます。
封筒を使う際に押さえておきたいポイント
ここまで、封筒に書類を入れる際に気をつけるべきマナーをご紹介しました。封筒を使う際は、書き方や書類の入れ方だけでなく、郵送方法や郵送する際の料金などを把握しておくことで、発送準備をスムーズに進められます。
最後に、封筒を使う際に押さえておきたいポイントをご紹介します。
郵送方法
郵便局では、郵便物のサイズや重さ、郵送スピードによって、郵送方法が異なります。茶封筒と白封筒で発送できる主な郵送方法は、以下のとおりです。
普通郵便
普通郵便は、郵便においてオプションを追加しない一般的な郵便物（第一種郵便物）やはがきを郵送する際に用いられる郵送方法です。
普通郵便は、重量によって料金が変動し、大量の郵便物を発送する際は料金が割引になる可能性がある特長を持ちます。
書留
書留は、郵便物の引き受けから配達までの送達過程を記録し、万が一破損や事故により郵便物が届かなかった場合、差し出しの際に申し出があった損害要償額の範囲内で、実損額を賠償する郵送方法で、オプションとして追加できます。
書留は追跡記録を取得できるだけでなく、当日中の再配達や休日配達、配達日・時間帯希望再配達が可能なため、重要書類などを送る際に適しています。
書留は、以下の3種類があります。
| 一般書留 | 引き受けから配達までの送達過程を記録し、万が一郵便物に被害があった際は、実損額を賠償する |
| 現金書留 | 現金を送付する場合の一般書留 |
| 簡易書留 | 一般書留に比べて割安で利用できるが、賠償額は5万円以内の実損額 |
速達
速達は、郵便物をスピーディーに届けられるオプションで、休日配達が可能です。
例えば、東京都荒川区の郵便窓口から大阪市旭区に普通郵便で書類を発送すると、基本的には発送日の翌々日に到着します。ここで、速達を利用すると翌日午前中に到着します。
上記の条件で書留を利用した場合は翌日中の到着予定となるため、速達を利用することで書留よりも素早く書類を届けられます。
郵便料金
郵便料金は、郵送物の大きさや重さによって異なります。以下では、封筒の種類別の郵便料金や追加料金が発生するケースをご紹介します。
封筒の種類別の郵便料金（普通郵便）
普通郵便で発送できる第一種郵便物は、定型郵便物と定形外郵便物の2種類に分類されます。定型郵便物は、以下の条件を満たす郵便物が当てはまります。
【定形郵便物】
- 長辺：14～23.5cm
- 短辺：9～12cm
- 厚さ：1cmまで
- 重さ：50gまで
上記の大きさを満たす主な封筒の種類は、以下のとおりです。
なお、封筒の大きさが定型郵便物に該当していても、厚さや重さが超過していた場合は、定形外郵便物となります。
| 封筒の種類 | 寸法（mm） | 料金 |
|---|---|---|
| 長形3号 | 120×235 | 110円 |
| 長形4号 | 90×205 | 110円 |
| 洋形2号 | 114×162 | 110円 |
| 洋形3号 | 98×148 | 110円 |
| 洋形4号 | 105×235 | 110円 |
定形外郵便物は、その中でもさらに規格内・規格外に分類されます。
規格内・規格外の条件は以下のとおりです。
【定形外郵便物・規格内】
- 長辺：34cm以内
- 短辺：24cm以内
- 厚さ：3cm以内
- 重さ：1kg以内
【定形外郵便物・規格外】
- 長辺：60cm以内
- 長辺＋短辺＋厚さの合計：90cm以内
- 重さ：4kg以内
なお、基本的に一般的な封筒は定形郵便物または定形外郵便物・規格内に分類されるため、規格外になるケースはありません。
定形外郵便物・規格内に該当する主な封筒の種類は、以下のとおりです。
| 封筒の種類 | 寸法（mm） |
|---|---|
| 角形2号 | 240×332 |
| 角形3号 | 216×277 |
| 角形4号 | 197×267 |
| 角形5号 | 190×240 |
| 角形6号 | 162×229 |
| 長形1号 | 142×332 |
| 長形2号 | 119×277 |
| 長形40号 | 90×225 |
| 重量 | 料金 |
|---|---|
| 50g以内 | 140円 |
| 100g以内 | 180円 |
| 150g以内 | 270円 |
| 250g以内 | 320円 |
| 500g以内 | 510円 |
| 1kg以内 | 750円 |
追加で料金が発生するケース（書留・速達）
書留・速達といったオプションを追加する場合は、上記の基本料金に加えて、以下の料金が発生します。
【書留】
| 一般書留 | ＋480円 損害要償額10万円まで さらに補償をつけたい場合は、5万円ごとに＋23円（上限500万円） |
| 現金書留 | ＋480円 損害要償額1万円まで さらに5,000円ごとに＋11円（上限50万円） |
| 簡易書留 | ＋350円 損害要償額5万円まで |
【速達】
| 重量 | 料金 |
|---|---|
| 250gまで | ＋300円 |
| 1kgまで | ＋400円 |
| 4kgまで | ＋690円 |
郵便料金がわからない場合の調べ方
郵便物の郵送料金がわからない場合は、郵便局の公式サイトで料金計算ツールを利用することで料金を自動計算できます。
参照：第一種郵便物 手紙（定形・定形外）の料金計算｜日本郵便株式会社
上記ページでは、郵便物の重さやサイズ、発送数、オプションなどを選択できるため、内容に沿って郵送料金が算出されます。
また、郵便窓口に直接郵便物を持って行くことでも、その場で料金を計算してもらえます。サイズや重さが自身で計測できない場合や、確実に料金を算出したい場合は、郵便窓口に持って行くことをおすすめします。
なお、郵便窓口で発送する場合は、その場で料金の支払いが可能なため、切手の貼り付けは必要ありません。
切手の貼り方・購入方法
「封筒の書き方」でご紹介したように、切手は封筒の形に合わせて封筒の左上や右上に貼りますが、貼り方にもいくつか注意点があります。また、切手はそもそもどこで購入できるのかわからないという方もいるのではないでしょうか。
以下では、切手の貼り方・購入方法をご紹介します。
切手の正しい貼り方
切手を貼り付ける際は、切手の裏に水をつけることで封筒に貼り付けられますが、念のためのりや両面テープを使うことをおすすめします。
封筒の封をするときと同様に、のりはスティックのりを使うことで、はみ出しにくくきれいにのりを塗れます。なお、切手の上からテープを貼った場合、郵便局で受け付けられない場合があるため、必ず切手の裏にのりやテープを貼るようにしましょう。
また、切手を貼る際は、斜めや逆さまにならないようまっすぐ貼り付けます。複数枚切手を貼る際は、それぞれの切手が重ならないよう配置しましょう。
切手の購入方法
切手は、郵便局または郵便局のネットショップで購入可能です。さまざまなデザインのものが販売されているため、料金や郵便物の内容に合わせて適当なものを購入しましょう。
参照：切手｜日本郵便株式会社
郵便局以外にも、切手はコンビニでも購入できるため、郵便局の営業時間外に購入する際におすすめです。ただし、店舗によっては在庫がない場合もあるためご注意ください。
なお、郵便窓口から発送する場合はその場で料金を精算するため、切手を事前に購入するタイミングがない・郵便窓口から発送したいという場合は、切手を貼り付けず直接郵便窓口に持って行くとよいでしょう。
手書きと印刷封筒の使い分け方
企業では、封筒を手書きではなく印刷して利用するケースも少なくありません。手書きと印刷の選択肢がある中で、どちらを選べばよいのか迷う方も多いのではないでしょうか。
手書きと印刷のそれぞれのメリット・デメリットは、以下のとおりです。
| メリット | デメリット | 使うタイミング | |
|---|---|---|---|
| 手書き | ・丁寧な印象を与えられる ・温かみがある | 書き間違えるリスクがある | 重要書類、個別対応が必要な書類の発送時 |
| 印刷 | ・大量印刷が可能 ・書き間違いをなくせる | 形式的な印象を与える | 大量発送が必要な書類の発送時 |
このように、それぞれ受け取り手に与える印象や発送作業のしやすさが変わるため、書類の内容や状況に合わせて適切なものを選びましょう。
まとめ
この記事では、茶封筒や白封筒の書き方をはじめ、封筒を書く際や発送する際に押さえておきたいポイントを幅広くご紹介しました。
ビジネスシーンでは、主に茶封筒と白封筒が用いられますが、社外宛の書類には基本的に白封筒を、社内宛には茶封筒を用いることで、失礼にはあたりません。
また、長形封筒や角形封筒、洋形封筒など、封筒の種類によって宛名の書き方は異なるため、記事内でご紹介した書き方を参考に記載してください。
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「初めての転職活動で不安」「書類の送り方がわからない」といった場合は、ぜひお気軽にご相談ください！
