(1)退職の挨拶をメールで送るときのポイント① タイミング

退職メールを送るタイミングは「社外」と「社内」で異なります。

社外の場合

一般的に社外の方に送るのは2~3週間前がベストです。余裕をもたせることで引き継ぎがしやすくなり、会社への印象を妨げる心配もありません。

社内の場合

社内へのメールは最終出勤日に送るのが基本です。退職メールはあくまでも最後の挨拶というイメージです。

そのため、退職が決まった段階で送るのではなく、出勤最終日に送るようにしましょう。ただし、“退職の挨拶メールは○日までに!”など、会社独自のルールがあるかもしれませんので注意してください。

介護職の離職は他の業種と比べても高くなっています。

介護職の離職を防ぐ方法について悩みを抱えている方はこちらの記事をご覧ください。

(2)退職の挨拶をメールで送るときのポイント② 送る人

退職の挨拶メールは、基本的に直接挨拶ができなかった人に送るようにしてください。

そのなかでもとてもお世話になった方には個別で、関係があまり深くない方達には一斉送信でメールを送りましょう。たまに雑談をしていた取引先や別の部署で名前と顔くらいしか知らない方にも、1つ1つ挨拶のメールを送っていてはキリがありません。

一斉送信は失礼だと思うかもしれませんが、きちんと文面を考えて感謝の意を伝えることで不快に思わう方はいないはずです。

ただし、宛先は「bcc」に入れて相手の連絡先が他の方に見えないようにする必要があります。個人情報の流出につながるため問題になりかねないからです。

不快感を持たれないためにも、一斉送信の取扱には注意しましょう。

(3)退職の挨拶をメールで送るときのポイント③ 内容

退職の挨拶メールの内容は、次のポイントに注意しましょう。

件名には退職の挨拶だと分かるようにする

会社のパソコンでは1日に100件以上のメールを送受信しているという方も多いでしょう。それだけに、件名で趣旨がわからなければそのまま読まれることすらないという危険があるのです。

退職日や後任者の引き継ぎ

退職日や後任者の引き継ぎは、取引先が1番知りたい情報です。無駄なやり取りをしないためにも、相手が知りたいことは簡潔に明記しておくようにしましょう。

退職理由

書きはじめるとついつい長くなりがちな退職理由ですが、簡潔に述べましょう。「一身上の都合で退職いたします」などがベストです。

退職後の連絡先

社内・社外に関わらず、今後も継続して連絡を取りたい方に対しては、今後の連絡先も記しておきましょう。社外の方に連絡先を教える場合は、上司に相談しておくと今後トラブルに発展することはありません。

個別で送信するさいには簡潔なエピソードを入れる

お世話になった人や可愛がっていた後輩に個別に送るさいには、それぞれ簡潔なエピソードをいれるようにしましょう。絶対に受け取り側が不快な気持ちにならないような内容を書くように心がけてください。

(4)退職メールの文面例① 社内個別編

社内の方へ個別に退職のメールを送る場合のテンプレになります。ぜひ参考にしてみてください。

件名

退職のご挨拶(佐藤)

本文

○○事業部○○課 ××様

お疲れ様です。営業部の佐藤です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところですが、メールでの挨拶となり大変申し訳ありません。

部長には入社当初から営業のノウハウや社会人としての心得を教えていただき、感謝してもしきれないことばかりです。今後も部長から教えていただいたことを糧にし、活かしていきたいと思っております。

退職後の連絡先は以下になります。

なにかありましたらご連絡いただけると幸いです。

メール:

携帯:

最後になりましたが、××部長のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

今まで、本当にありがとうございました。

——————————————————-

佐藤

(5)退職メールの文面例② 社内一斉送信編

社内に向けて一斉送信で退職メールを送る場合のテンプレになります。参考までにご活用ください。

件名

退職のご挨拶(佐藤)

本文

お疲れ様です、営業部の佐藤です。

私事で恐縮ですが、一身上の都合により○月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。

直接ご挨拶に伺うべきところですが、メールでの挨拶となり大変申し訳ございません。

入社して○年間、いたらぬ点も多かったと思いますが、本当にお世話になりました。

皆様の温かい叱咤激励の言葉、本当に感謝しております。

業務を通じて壁に当たることもありましたが、毎日を前向きに過ごせたのは皆様のおかげです。

この会社で培った経験を、今後も活かして頑張りたいと思っています。

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

今まで、本当にありがとうございました。

——————————————————-

佐藤

(6)退職メールの文面例③ 社外個別編

社外の方に個別で退職メールを送る場合のテンプレになります。参考までにご活用ください。

件名

退職のご挨拶(××株式会社 佐藤)

本文

株式会社○○ ●●様

いつも大変お世話になっております。

○○株式会社の佐藤です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月○日を持って退社することになりました。

●●様にはいろいろとお力添えをいただき、改めて御礼申し上げます。

後任は同じ営業部の◎◎が務めさせていただきます。

後日改めて◎◎がご挨拶に伺いますので、これまでと変わらぬご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでの挨拶とななりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

——————————————————-

佐藤

(7)退職メールに返信は必要?

結論として、退職メールに必ず返信する必要はありません。仕事に関するメールはすべて返信する必要があるため、退職メールも同様に必ず返すことがマナーだという方がいます。

しかし、退職メールは上記でも解説したとおり、たくさんの方に一斉送信しています。送信した方達全員がもし返信した場合、退職の準備が滞りむしろ迷惑になりかねません。受信メールを確認しCcやBccならば、返信は控えても良いでしょう。

ただし、個人でメールを受け取っていた場合は例外です。社外の方からは大体2週間前にはメールが届くはずです。気づいたタイミングで返信をするようにしましょう。

(8)退職メールへの返信の文面例

退職の理由や間柄によって、返信内容を書き加える必要があります。

定年退職する上司の返信メール

お世話になったことへのお礼をしましょう。そのほかにセカンドライフが充実することを願う気持ちや、健康を気遣う気持ちを文言に入れてください。

例文

定年退職されることを知り、とても寂しく感じます。

その反面、一緒に働いてきた在職中の皆に暖かく送り出される○○様を羨ましく思う気持ちもあります。

社会人として必要なことを暖かくご指導をいただき心より御礼申し上げます。

充実した第2の人生を送れますよう、ご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。

転職する同僚や後輩に向けての返信メール

仲の良い同僚や後輩に送るメールは、少し砕けた書き方でも問題ありません。ある程度親しみをこめて、ねぎらいの言葉を送りましょう。

例文

退職のメールをみて、再度○○君が退社されるんだと実感しました。

○○君と一緒に仕事をした時間は、私にとって本当に大切で貴重なものです。

一緒に働くことができないと思うと寂しい気持ちもありますが、

常に周りに気を配り、場を盛り上げてくれる○○君らしさをいつまでも忘れずに。

新天地でのより一層のご活躍をお祈り申し上げます。

取引先の相手など社外の方への返信メール

社外からきた返信メールも同じ構成で問題ありません。もし同じ業種で働くのならば、ご縁があればまたお仕事をいただければ…などの文言を入れても良いでしょう。ただし、営業色が強くならないように注意してください。

例文

いつもお世話になっております。

お忙しいなか、退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございます。

ご退職されると知り、とても驚きました。

今後は御社に伺っても○○様がいないと思うと、寂しく思います。

○○様には御社との窓口として本当に尽力していただき、深く感謝しております。

また一緒にお仕事させて頂ける機会がございましたら、お気軽にお声がけ頂けますと幸いです。

今後の○○様のご活躍とご健康を祈念し、結びの言葉とさえていただきます。

いままで本当にお世話になりました。

(9)その他の退職の挨拶の手段

直接会うことは難しいけれど、メールだけで挨拶を終わらせるのがそっけなく感じる相手もいるでしょう。その場合は「電話」や「手紙」を利用して挨拶する手段があります。

電話は特に直接相手と会話できるため、あなた自身の感謝の気持ちを伝えやすいツールの1つです。

ただし、電話は相手の時間を拘束してしまっているということを忘れてはいけません。数分程度で話しを終わらせることを意識してください。

次に手紙です。この方法は目上の方で直接挨拶をできない方に適した退職の挨拶方法だといえます。すでに定年退職した先輩には、手紙での挨拶が適しているでしょう。

退職の挨拶を手紙でおこなう場合も、できるだけフォーマルな書き方を意識してください。

(10)対面でできない場合、退職の挨拶はメールで

取引先や顧客、また同じ会社でも支部が離れていて直接挨拶を交わすことが難しい方もいるでしょう。その場合はメールで退職の挨拶をしても問題ありません。相手を選んで一斉送信か個人送信を使いわけてください。

たとえ辞めたとしても社会は思っているよりもずっと狭いです。別のところでまた取引などのつながりができる場合があります。

再び良い関係が築けるように、きちんと感謝の気持ちを込めた退職の挨拶メールを送る必要があります。

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